내 이름은 RIA이다. 이 이름의 유래를 풀어보려고 한다.
스타트업에서 일할 때, 능률을 높이는 방법론을 직접 겪고 충격을 받았다. 바로 Reflection In Action(리아)이다. 사수였던 PM분이 전사에 문화로 퍼트려준 개념으로, 이 방법론을 적용하기 전까지 '몰입'이라고 생각했던 것들이 '매몰'이었다는 사실을 깨닫게 되었다. 닉네임을 '리아'로 바꾸게 된 계기이기도 하다.
Reflection In Action(리아)는 자신이 하고 있는 일을 하는 동안 무엇을 하고 있는지 회고하고 그에 따라 행동을 조정하는 것이다. 보통의 회고는 큰 일을 수행한 후 과거에 대해 다시 고민해보는 것과는 반대로 '리아'는 실시간으로 발생한다. 일을 모두 끝낸 후 하는 성찰이 아니라, 일을 수행하는 도중 순간적으로 자신의 행동에 반응하고 수정할 수 있게 해주기 때문에 매우 효과적이다.
'리아'를 수행하는 과정을 묘사하자면 다음과 같다.
일을 작은 단위로 쪼갠다.
보통 일을 계획할 때 너무 큰단위로 짜서 일에 매몰되는 경우가 흔하다. 일을 최소 단위로 쪼개면 '매몰'을 방지하고, 일을 하면서 얻은 내용을 바탕으로 유연하게 방향을 조정할 수 있다.
'고객에게 이메일 작성하기'를 일의 흐름에 따라 최소 단위로 쪼개보자.
- 전달하고자 하는 핵심 문장 작성하기
- 글의 전체적인 틀 만들기
- 이메일 본문 완성하기
- 이메일 제목을 후킹하게 만들기
- 피드백 받기
- 수정하기
- 전달할 고객 리스트 뽑기
작게 쪼갠 일을 수행하는데 걸리는 시간을 예측한다.
일의 수행 시간을 예측하는 것은 '타임박싱'의 효과를 낸다. 최소 단위로 쪼갠 일들의 핵심을 완성하기 위해 걸리는 시간을 예측하는 것이다. 이것은 '매몰'을 방지하게 해준다. 예를 들어 '핵심 문장 작성하기'를 수행한다고 생각해보자. 핵심 문장의 0%에서 80%를 만드는 시간은 10분정도 걸린다. 하지만 최선이 아닌 최고의 결과에 집착한다면 80%에서 82%를 만드는데 1시간을 써버릴수도 있는 것이다.
이제, 최소 단위로 쪼갠 업무 리스트 옆에 예상 소요 시간을 적어보자. 예측력이 좋아진다는 것은 나의 능력과 일의 핵심을 잘 파악하고 있다는 뜻이기도 하다.
- 전달하고자 하는 핵심 문장 작성하기 (15분)
- 글의 전체적인 틀 만들기 (20분)
- 이메일 본문 완성하기 (20분)
- 이메일 제목을 후킹하게 만들기 (15분)
- 피드백 받기 (15분)
- 수정하기 (10분)
- 전달할 고객 리스트 뽑기 (10분)
설정한 시간이 끝나면 내가 수행한 일을 평가해본다.
이 시간이 '리아'의 하이라이트이다. 첫번째 업무였던 '전달하고자 하는 핵심 문장 작성하기'에 설정한 15분이 끝났다. 이제 내가 수행한 결과를 평가해보자. 고객에게 전달하고자하는 메시지가 잘 담겼는가? 이 이메일의 목적이 명료하게 파악할 수 있는가? 고객의 입장에서 이해할 수 있는가?
이 시간의 핵심은 내가 수행한 결과물이 목적에 맞는지 점검하고, 방향이 어긋나지 않았는지 확인하는 것이다. '몰입'과 '매몰'의 차이점은 방향성이라고 생각한다. '매몰'이 된 순간 일의 수행 목적과 방향성을 잃어버리고 일을 수행하는 행동 자체에 의미를 두게 된다.
행동의 결과에 따라 유연하게 향후 계획을 조정하거나 대응한다.
내가 이 개념을 좋아하는 이유 중 하나는 '유연함'이다. 이 유연함이 일의 결과물을 획기적으로 바꾸기도 하고, 더 정확한 방향성을 찾도록 도와주기 때문이다.
'전달하고자 하는 핵심 문장 작성하기' 15분이 끝난 후에 결과물을 평가해보니 이메일의 목적이 드러나지도 않고, 두서없다. 또는 여러 핵심 문장 중 어떤 것을 선택해야 할지 결정할 수 없는 상태이다. 핵심 문장을 작성하기 위해 이메일을 전달해야하는 고객에 대한 정보가 더 필요하다고 판단한다. 그럼 마지막에 있었던 '전달한 고객 리스트 뽑기'의 순서를 옮기고 '전달할 고객 리스트 뽑고 고객 정보 분석하기'로 수정한다. 이렇게 일의 목적과 방향성에 맞도록 유연하게 태스크를 조정한다.
태스크를 수행하면서 유연하게 대처할 수 있는 이유는 회고를 통해 새로운 정보를 얻기 때문이다. 만약 회고하지 않고 일을 수행했다면 '고객에 대한 정보가 부족하다'는 문제도 파악하지 못하고 무작정 이메일을 쓰고 있었을 것이다.
'리아'를 적용한 후에 업무 효율이 2배, 아니 10배는 높아졌다고 느꼈다. 특히 쉽게 매몰되기 쉬운 일(ex. AI 프롬프트 작성하기)에 적용하면 방향성을 잃지 않고 최소한의 시간을 활용해 일을 수행할 수 있다.